ENCUESTA DE COFFE IN LTD

FORMATO ENCUESTA COFFE IN LTD
Encuesta realizada a 15 personas de el estrato 1 de la localidad de usme
Numero	Pregunta	Opciones	Encuestados
1	¿Cuántas taza de café consume al día?	toman 1	6
		toman 3	3
		toman 5	6
2	¿Qué tipo de café prefiere?	Instantáneo	9
		Tradicional	4
3	¿Qué sabor le agradaría más a usted cuando toma una café?	Vainilla	2
		Canela	5
		Anis	1
		Caramelo	1
		Tradicional	6
4	habitualmente consume bebidas con	Azúcar	11
		Light	4
5	¿Prefiere las bebidas?	Frías	3
		Calientes	12
6	¿Le gustaría la presentación de café en sobre?	Si	12
		No	3
7	¿Cuánto estaría dispuesto a pagar usted por una caja de café de 12 unidades?	4500 pesos	7
		4800 pesos	6
		5200 pesos	2

DISTRIBUCIÓN Y TRAMITE DE DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTO Y ACTIVIDADES

DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS RECIBIDOS

Identificación de Dependencias y determinacion de Competencia

Enrutamiento de o Documentos dependencia " Componente

Registro de Control de Entrega de Documentos recibidos

DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS INERNOS

Identificación de Dependencias

Enrutamiento de o Documentos dependencia " Componente

Registro de Control de Entrega de Documentos Internos

DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS ENVIADOS

Definición de Medios de Distribución : personal de fax , Correo tradicional Electrónico , Correo , Aéreo Apartado , Trámite en Línea , pagian web

Control y firma de planillas Guías y de entrega

Organización de la Mensajería externa

DISTRIBUCIÓN DOCUMENTOS DE EXTERNOS

Clasificación de las Comunicaciones .
Organización de Documentos en casilleros Buzones o .
Enrutamiento de Documentos Una Competente "dependencia" " .
Reasignación Documentos de mal direccionados .
Registro de Control de Entrega de Documentos recibidos .

DISTRIBUCIÓN DOCUMENTOS DE INTERNOS
Identificación de Dependencias .
Enrutamiento de Documentos Una Competente "dependencia" " .
Registro de Control de Entrega de Documentos Internos

Transmisión de fax
La " dependencia " Agregar una nueva notificación elaborar la carta enviar una porción de fax de
El usuario agregar una nueva notificación dejar en la carpeta del recorrido el formato de Transmisión de fax de Con diligenciado la carta en Copia aa Una original / o Enviar Documento de las Naciones Unidas .
El usuario agregar una nueva notificación de registro planilla en la de control de Correspondencia la de Información correspondiente al Envío del fax.
Al llegar en el recorrido la tirita de confirmacion del envío del fax , el usuario agregar una nueva notificación firmar en la planilla del Recorrido de Servicio de Recepción del Mismo .
Cuando requiera se envia una comunicación unicamente por vía fax , Las Dependencias deben elaborar las cartas en original Copia .

Mensajero Interno
Se refiere al Estilo de Entrega de Documentos Que se realicen Entre Dependencias
Se Imprime la planilla Correspondencia Externa Recibida parrafo realizar El Recorrido y Sí El de registro en La Misma El Nombre Claro del Usuario en Señal de Recibido .
El Mensajero Agregar Una Nueva Notificación de Registro en la planilla de Control Recorrido Interno La Hora de Salida y La hora de LLEGADA .
El Mensajero sueros El Encargado de sb Las Solicitudes de Bienes y Servicios Que se centralicen Con Las Secretarias de Cada dependencia , Parr entregadas sean Que Mensajeros por los

Mensajero externo
Se refiere Una las Diligencias Que se generan en estas dependencias que y deben servicios enviadas fuera de la entidad .
Todas las diligencias deben servicios registradas en la planilla Informe mensajero externo , y fecha con hora de ejecución deberían tramitar deberian tramitar de cada trámite y enviarla al estilo de la Dirección de Archivo y Correspondencia , para confirmar la ejecución celebra celebración satisfactoria de la Misma .
Los mensajeros de las Dependencias deben radicar las cartas , consecutivo el en contra, en el Departamento de y Archivo Correspondencia "Antes de Salir .

Planillas DE CONTROL de Recibo DE Correspondencia

Planillas DE REGISTRO DE Correspondencia RECIBIDA

PROCESO DE TRÁMITE

PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES

RECEPCIÓN DE SOLICITUD O TRÁMITE

Confrontación diligenciamiento de planilla de y control de ruta del trámite determinacion de Competencia

RESPUESTA Preparacion Proyección y de Respuesta

UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

NORMATIVIDAD DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

Que para la adecuada prestación de los servicios ofrecidos por las Unidades de Correspondencia de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, es necesario establecer pautas que hagan efectivo su cumplimiento bajo los principios que rigen la Administración Pública.

LEY 80 DE 1989:

Señala las funciones del Archivo General de la Nación, entre ellas la de fijar políticas y establecer los reglamentos necesarios y en su Acuerdo 07 de 29 de junio de 1994, adopta el Reglamento General de Archivos, como norma reguladora del quehacer archivístico.

LEY 594 DE 2000:

Tiene por objeto, establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, por intermedio del Archivo General de la Nación.

LEY 527 DE 1999:

Define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y establece las entidades de certificación. Que el Gobierno Nacional ha diseñado la Agenda de Conectividad, como una política de Estado, que busca masificar el uso de las tecnologías de la información en Colombia y con ello aumentar la competitividad del sector productivo, modernizar las instituciones públicas y socializar el acceso a la información, dándole carácter legal mediante la Directiva Presidencial No. 02 del 2000.

DECRETO 2150 DE 1995:

Suprime y reforma regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública. Que la planeación, programación, organización, dirección y avance de las entidades, se logran entre otros, mediante el uso oportuno y adecuado de la información y en consecuencia se hace necesario normalizar los procedimientos de correspondencia como parte integral de la gestión documental.

ACUERDO 060 DE 2001: ARTÍCULO 3:

Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos. Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de correspondencia en cada una de sus sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad, la entidad determinará conforme a sus necesidades, si centralizan en una de ellas la recepción de las comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habrá unidad de correspondencia. En todo caso, se debe propender por el control y normalización unificado en cada entidad. Las unidades de correspondencia, deberán contar con personal suficiente y debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administración pública.

NORMAS TÉCNICAS

Comunicación Externa:

Oficio Forma 102-F-032. Plantilla de Word, instalada en todos los equipos de la Entidad. Se utiliza para la correspondencia que se dirija a las Entidades Oficiales, Gabinete Distrital, Personas Naturales o Jurídicas. Para esta correspondencia, el Centro de Documentación e Información utilizará sobres ventanilla. Para aquellas radicaciones o envíos de correspondencia que exijan un sobre de tamaño diferente, la dependencia responsable deberá diligenciarlo, aportando los datos completos y organizados del destinatario reflejando una buena imagen de la entidad.

Juego de Correspondencia:

El juego de correspondencia para todos los casos, está conformado por original y dos copias, con el siguiente destino: Original: Destinatario.1ª Copia: Consecutivo General del C.D.I.2ª Copia:

Dependencia responsable.

(Código que aparece en la comunicación)Copias extras: Las que anuncie la comunicación.

RADICACIÓN

Es el procedimiento mediante el cual se otorga un número de registro consecutivo a una comunicación, es fundamental que se tenga en cuenta que se consideran oficiales las comunicaciones que sean radicadas (Registradas) a través del Centro de Documentación e Información; por lo tanto las dependencias deben abstenerse de recibir o distribuir correspondencia por otro conducto.
Radicación de Entradas. La correspondencia recibida en la ventanilla de radicación se clasifica en: Oficial, confidencial o reservada y personal.

OFICIAL.

Debe abrirse por el funcionario encargado de este proceso de radicación y otorgarle el direccionamiento de acuerdo con el asunto y no por nombre del destinatario.

CONFIDENCIAL O RESERVADA Y PERSONAL.

No se abre ni se radica, se traslada a través de la correspondiente carpeta y se entrega en la oficina correspondiente.
Radicación Interna. Es la correspondencia recibida en el C.D.I., se clasifica en Memorandos y Oficios Internos.

MEMORANDOS.

Se otorga el direccionamiento respectivo, se diligencian los campos para el S.A.T., y se radica.

OFICIOS INTERNOS.


Oficio Forma 102-F-032. Se identifica porque son comunicaciones que se envían las dependencias de la Secretaría General entre sí. Se otorga el direccionamiento respectivo, se diligencian los campos para el S.A.T., y se radica radicación externa.



OFICIOS EXTERNOS.

Oficio Forma 102-F-032. Son las comunicaciones que envían las dependencias de la Secretaría General para las Entidades Oficiales, Gabinete Distrital, Personas Naturales o Jurídicas. Se otorga el direccionamiento respectivo, se diligencian los campos para el S.A.T., y se radica.

PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS

Cuando se trate de respuestas a comunicaciones, es de obligatorio cumplimiento aportar el número de radicación con que ingresó la primera comunicación o de petición, esto permite el encadenamiento de las comunicaciones y responder consultas en forma clara y veraz.

MENSAJERÍA

El Centro de Documentación e Información realizará recorridos internos y externos con el fin de prestar un servicio eficiente y oportuno en la entrega y recepción de las comunicaciones, para tal efecto, se utilizarán carpetas de color azul y verde, identificadas con el código de las dependencias, se debe hacer buen uso de la carpeta dentro de los horarios establecidos y utilizarla siempre para todos los registros, controles y servicios del Centro de Documentación e Información. Se recomienda de manera especial a los funcionarios responsables y designados por la jefatura en cada dependencia del recibo, verificación y control de la correspondencia, retirar los documentos que llegan en la carpeta inmediatamente llega el funcionario C.D.I., con el fin de verificar el correcto direccionamiento de la correspondencia o hacer las devoluciones que sean del caso, anotándolas en el reporte correspondiente.

El Centro de Documentación e Información programará sus servicios de mensajería externa, de acuerdo con las solicitudes oficiales recibidas de las distintas dependencias a través de los recorridos internos.
Las solicitudes oficiales de diligencias a cumplir en las horas de la mañana, deben llegar al C.D.I. en las horas de la tarde del día anterior, las que son recibidas en los recorridos de la mañana, serán enviadas en la tarde.
Los mensajeros Motorizados salen de la Secretaría General todos los días a las 8:30 a.m. y regresan a las 12:00 m., vuelven a salir a la 1:30 p.m., y regresan a las 5:30 p.m., con la ruta cumplida. Es importante resaltar que los mensajeros motorizados transportarán documentación de carácter oficial, por ningún motivo se atenderán peticiones de tipo personal, ni se permitirá el transporte de elementos.
Para el cumplimiento de las funciones de mensajería externa, el funcionario asignado diligenciará la planilla de control, en donde hará firmar, nombre, hora y fecha de entrega y consignará las observaciones sobre devoluciones que se presenten.

CORREO.

El Centro de Documentación e Identificación presta el servicio de correo certificado a nivel local, nacional e internacional a través de la Administración Postal Nacional (ADPOSTAL) para este tipo de documentación el C.D.I utiliza sobre ventanillas, para la correspondencia que exija un sobre de tamaño diferente, la dependencia responsable deberá diligenciarlo, aportando los datos completos y organizados del destinatario.
Finalmente hay que reiterar que la aplicación de estos procedimientos será de beneficio operativo para las diferentes dependencias que conforman a cada empresa.

Proceso técnico de recibo de documentos y correspondencia. Hágalo en detalle, uno a uno cada paso.

Datos del funcionario

nombre__________

cargo____________

firma____________

Funciones que debe cumplir el Auxiliar de Correspondencia en su puesto de Trabajo, bien sea en la Unidad de Correspondencia. También conozca que otro empleado puede cumplir esta función en la empresa

Correspondencia recibida

· Registra y radica correspondencia.

· Organiza la correspondencia por dependencias.

· Traslada la correspondencia a las dependencias en horarios preestablecidos.

· Entrega la correspondencia que solicita firma de recibo

Correspondencia enviada

· Suministra un numero de radicado: CEE o CIE y suministra los datos básicos para el control.

· Controla registrando en el formato de control.

· Radica y registra en formato de control

· Organiza la dependencia por dependencias

· Traslada la correspondencia a las dependencias en horarios preestablecidos.

· Entrega la correspondencia que solicita firma de recibo

- Otra persona que puede realizar estas tareas es el auxiliar administrativo y funcionario.

Labores y responsabilidades de mensajería en el proceso de recepción de la correspondencia.

1. Sistema automático de trámites - radicación externa

El centro de documentación e información será el encargado de revisar, radicar, controlar y distribuir a través del Sistema Automático, toda la correspondencia que se reciba de las Entidades adscritas, otras Entidades, personas naturales o jurídicas y la de los funcionarios de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Santa Fe de Bogotá, D.C.

Los funcionarios de las dependencias no deberán recibir directamente correspondencia y/o documentos, sin que antes hayan sido radicados y controlados en el sistema automático del C.D.I.

2. Sistema automático de trámites - radicación interna, de traslado y salida

La correspondencia que se origine, o traslade entre las dependencias de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Santa Fe de Bogotá, D.C., como son cartas, memorandos, traslado de documentos, transmisiones vía fax o cualquier otro, deberán ser enviados al C.D.I.1 en donde serán revisados, radicados y controlados por el sistema automático, con numeración general consecutiva, fecha y hora de proceso, código del trámite, código de la actividad, dependencia responsable, número de folios y número de anexos.

3. Mensajería

Con el fin de recoger y entregar la correspondencia a las dependencias, el centro de documentación e información C.D.I. hará recorridos internos, en los siguientes horarios:

Mañana 7:30 9:30 11:30 a.m.

Tarde 1:30 3:30 p.m.

Para tal efecto, se utilizarán carpetas de color azul y verde, identificadas con el código de las dependencias.

Mensajería externa

El centro de documentación e información programará sus servicios de mensajería externa, de acuerdo con las solicitudes oficiales recibidas de las distintas dependencias, en los recorridos internos.

4. Fotocopiado

Las solicitudes de fotocopiado se efectuarán en el formato 102-F-037, el cual debe estar debidamente diligenciado, y autorizado por el nivel jerárquico correspondiente. No se tramitarán solicitudes que no cumplan con este requisito.

Sólo se atenderán solicitudes de fotocopias de documentos oficiales o aquellos que sean necesarios para el eficiente desempeño de las labores encomendadas a los funcionarios o dependencias

Procedimientos operativos

Sistema automático de trámites - radicación externa

· La correspondencia recibida en el C.D.I. se clasifica en: oficial, confidencial o reservada y personal.

· La correspondencia confidencial o reservada no debe abrirse. Su radicación y control se hace a través del sistema automático.

· La correspondencia oficial debe abrirse por el funcionario encargado de este proceso de radicación.

· Su radicación se hace por el sistema automático y para su direccionamiento se hace por competencia y no por nombre del destinatario, impresa en rótulos que se adhieren al original y a las copias de la comunicación.

· De este proceso automático, se generan reportes de radicación por dependencias, que son enviados en cada recorrido para verificación con la entrega física, debiendo ser devueltos en el siguiente recorrido con la fecha y firma de la persona encargada y responsable de tal función.

· La correspondencia que en forma equivocada haya sido direccionada a otra dependencia debe ser devuelta en el siguiente recorrido al de su recibo, registrando la novedad en el reporte correspondiente. Así mismo, en el evento en que se radique correspondencia que no sea de competencia y aparezca en el reporte deberá devolverse inmediatamente.

Sistema automático de trámites - radicación interna, de traslado y salida

· Se han establecido dos clases de comunicación:

· Comunicación interna - memorando 102-F-036. El memorando debe ser utilizado para la correspondencia que se dirijan entre sí las dependencias de la secretaria General de la Alcaldía Mayor de Santa Fe de Bogotá, D.C., desde y para todos los niveles jerárquicos y no requiere la elaboración de sobres.

Comunicación traslado de documentos 102-F-039

· Para el traslado de las comunicaciones y documentos que no requieran la elaboración de memorando, se utilizará este formato y su diligenciamiento será manuscrito por el nivel autorizado.

Comunicación externa - carta 102-F-032

· Se utiliza para la correspondencia que se dirija a las demás Entidades Distritales, a otras Entidades, personas naturales y jurídicas. Así mismo, la debe utilizar la Oficina de Recursos Humanos para las comunicaciones que dirija a los funcionarios de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Santa Fe de Bogotá, D.C., sobre fines laborales tales como vacaciones, ascensos, salarios, etc.

· Para esta correspondencia el centro de documentación e información utilizará sobres ventanilla. Para aquellas radicaciones o envíos de correspondencia que exijan un sobre de tamaño diferente al de ventanilla oficio, se deberá diligenciar el del tamaño indicado, por parte de la dependencia responsable.

Juego de correspondencia

· El juego de correspondencia para todos los casos (interna, externa y traslado) está conformado por original y dos copias, con el siguiente destino: Original: Destinatario

FUNCIONES DE UN ARCHIVO

• Reunir, conservar, clasificar, ordenar, seleccionar, describir, administrar y facilitar la localización de la documentación producida con menos de un año de haberse originado.

• Cada documento es clasificado, expurgado, ordenado, seleccionado o descrito según su naturaleza.

• Elaborar los instrumentos de descripción necesarios para aumentar la efectividad en la localización, resguardo y respuesta oportuna de la información, preparando índices, guías e inventarios.

• Velar por la aplicación de políticas archivísticas para facilitar la consulta.

• Ejercer los controles necesarios para el adecuado manejo y conservación del archivo de gestión.

• Planificar y normalizar técnicamente, la labor de automatización de los fondos documentales en el archivo.

• Crear una normativa de confidencialidad para incluir los datos de los Documentos en el Sistema de Información

• Trasladar la Documentación después de cumplido un año al Archivo Central, siempre y cuando la documentación ya haya cumplido con su gestión

ELEMENTOS NECESARIOS PARA LA LABOR DE RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS

Existen varios elementos de clasificación y son los siguientes:

CARPETAS: Las carpetas pueden tener pestañas numéricas o un nombre directo. Hay carpetas con un sistema interior de sujeción y otras con departamentos que se utiliza como carpetas varios (carpetas de suspensión).

GUÍA: Es una cartulina gruesa o cartón prensado de forma rectangular con una pestaña que sirve para separar.

PESTAÑAS Y SU POSICIÓN: Las pestañas son unas partes salientes que llevan las carpetas, guías y fichas y sirven para poder identificarlas. Hay pestañas de diferentes tamaños ocupando posiciones distintas. También se pueden utilizar pestañas postizas.

GUÍAS FALTAS: Es un sistema práctico cuyas pestañas llevan anotada la palabra FALTA de forma destacada, de manera que en ella se puedan hacer las anotaciones pendientes.

INDICADORES: Son pestañas de tamaño reducido y de colores diversos. También reciben el nombre de señalizadores y se utilizan para colocarlas en las fichas o carpetas para llamar la atención y servir de recordatorio sobre algún asunto pendiente (pagos, visitas, pedidos, etc.) utilizando un color para cada asunto.

COMPRESORES: Sirven para conseguir una buena colocación de las fichas y carpetas en la parte delantera del cajón. Pueden ser: compresores sencillos o compresores para cajones metálicos.

PINZAS: Cuando las carpetas de varios no tienen departamentos, se utilizarán las pinzas para separar los documentos.

FICHAS: Son unas cartulinas de forma rectangular y de tamaño más o menos grande según el uso a que se destine. Las fichas pueden ser VISIBLES (con pestañas) o CIEGAS (sin pestañas).

MUEBLES

* Mueble de Archivo
* Escritorios modulares con sus respectivas sillas
* Vitrina de vidrio
*Folderama
*Casillero

EQUIPOS

*Computadores
*fax SHARP
*Impresora multifuncional
*Fotocopiadora
*Reloj de correspondencia
*Fichero automático

ELEMENTOS

*Clicks
*Portapapeles
*Cosedoras industriales
*Perforadoras industriales
*Cajas de resaltadores
*Cajas de marcadores permanentes gruesos
*Cajas de lápices
*Cajas de esferos negros
*Cajas de Borradores
*Cajas de corrector faber castell
*Cajas de ganchos para legajar plásticos
*Cajas de ganchos para cosedora triton
*Paquetes de pegas tic grande
*Huelleros
*Reglas plásticas
*Resmas de papel carta repro 75 grs.
*Resmas de papel oficio repro 75 grs.
*Carpetas de cartón oficio y carta
*Fólderes A-Z carta y fólderes A-Z oficio
*Sobres de Manila tamaño carta y oficio
*Bandejas organizadoras en plástico
*Tijeras grandes para oficina
*Paquete de bisturí grande
*Rollos de cinta por 1”y cinta industrial
*Paquetes de separadores plásticos
*Saca ganchos industrial
*Guillotina industrial
*Sello Fechero
*Sello Recibido
*Almohadilla para sellos
*Tinta para sellos Caja de tajalápiz x 24